Työkalu lukee laskusta toimittajan, summat, alv-erittelyn ja viitteet, ehdottaa tiliöintiä aiempien perusteella ja vie tiedot järjestelmään. Hyväksyjä näkee ehdotuksen ja vahvistaa. Käytössä 3–5 viikossa.
Lasku avataan, tiedot näppäillään järjestelmään, tiliöinti haetaan muistista ja hyväksyntä kiertää sähköpostilla.
Tyypillinen ostolasku näppäiltynä.
Tarkistus ja hyväksyntä.
Tarkistaa ehdotetun tiliöinnin ja hyväksyy. Epäselvät laskut nostetaan erikseen esiin sen sijaan että ne arvattaisiin.
Taloushallinnon automaatiossa on yksi kohta, jossa tekoäly tuottaa turvallisesti ja yksi jossa ei. Kerromme eron ennen kuin puhumme hinnoista.
Sanomme muillakin sivuillamme, ettei laskutusta kannata automatisoida ensimmäisenä, koska virhe siellä maksaa enemmän kuin automaatio säästää. Se pitää paikkansa. Ostolaskujen esikäsittely on eri asia: siinä kone lukee ja ehdottaa, ihminen hyväksyy.
Mikään ei kirjaudu kirjanpitoon ilman hyväksyntää. Työkalu ei muuta summia eikä maksa mitään, vaan poistaa näppäilyn ja etsimisen. Epävarmat kohdat merkitään näkyvästi sen sijaan että ne täytettäisiin arvaamalla.
Kun ostolaskuja on yli sata kuukaudessa ja iso osa niistä toistuu samoilta toimittajilta. Silloin tiliöinnille on vertailukohta ja säästö on mitattava. Pienemmillä määrillä ylläpito syö hyödyn.
Ostolaskuprosessi on tyypillinen työvaihe, jota ei mitata koska se on aina tehty näin. Alla kuusi kohtaa, jotka toistuvat toimeksiannoissa.
Ostolaskun tietojen siirtäminen järjestelmään on työtä, jossa ihmisen osaamisesta ei käytetä mitään. Se on myös työ, jossa väsymys tuottaa virheitä ilta-aikaan.
Kokenut kirjanpitäjä tietää mille tilille mikäkin toimittaja kuuluu, mutta tieto on hänen päässään. Kun hän on lomalla, sijainen arvaa tai kysyy.
Lasku odottaa hyväksyntää sähköpostissa, myöhästymiskorko juoksee ja toimittaja soittaa. Kierron nopeutuminen näkyy suoraan maksuehtojen noudattamisessa.
Kuukauden vaihde ja tilinpäätös kasaavat laskut samaan viikkoon. Automaatio ei väsy piikissä, jolloin ihmisen työ jakautuu tasaisemmin.
Väärä alv-kanta tai kahdesti kirjattu lasku huomataan usein vasta täsmäytyksessä. Esikäsittely tunnistaa kaksoiskappaleet ennen kirjausta.
Kun käsittely on käsityötä, ostolaskujen läpimenoaikaa ei mitata. Automaatio kirjaa sen itsestään, jolloin pullonkaula tulee näkyviin.
Kirjanpitoon ei kirjaudu mitään ilman hyväksyntää. Automaatio poistaa näppäilyn ja etsimisen, ei päätöstä.
Verkkolasku, PDF sähköpostissa tai skannattu paperi. Työkalu lukee kaikki kolme ja tunnistaa toimittajan.
SekuntejaSummat, alv-erittely, viitteet, eräpäivä ja rivit. Epäselvät kentät merkitään sen sijaan että ne arvattaisiin.
SekuntejaAiemmat saman toimittajan laskut antavat pohjan. Poikkeamat aiemmasta nostetaan erikseen esiin.
SekuntejaHyväksyjä näkee laskun ja ehdotuksen rinnakkain, muuttaa tarvittaessa ja vahvistaa. Vasta tämä kirjaa.
1 minSama logiikka, eri poikkeukset. Valitse toimiala, niin näet mitkä kohdat vaativat eniten huomiota juuri siellä.
Sama työkalu käsittelee eri asiakkaiden ostolaskut omilla tilikartoillaan, jolloin kirjanpitäjän aika siirtyy näppäilystä tarkistukseen.
Tiliöintilogiikka ei ole yhden ihmisen muistissa, joten loma tai sairauspoissaolo ei pysäytä käsittelyä.
Kuukauden vaihteen ruuhka jakautuu, koska esikäsittely tehdään sitä mukaa kun laskut saapuvat.
Lasku kohdistetaan työmaalle tai projektille toimittajan ja viitteen perusteella, jolloin kohteen kate pysyy ajan tasalla.
Rivitason tiedot poimitaan, jolloin materiaalikustannus näkyy erikseen eikä vain kokonaissummana.
Rakennusalan käännetty verovelvollisuus tunnistetaan ja merkitään, mikä on yleinen virhelähde käsin tehtynä.
Toistuvat toimittajat tunnistetaan ja tiliöinti ehdotetaan automaattisesti, koska vertailukohtia on paljon.
Kuljetus- ja tullimaksut erotellaan tuotekustannuksesta, mikä pitää katelaskennan oikeana.
Sama lasku sähköpostissa ja verkkolaskuna on tavallinen tilanne. Työkalu tunnistaa sen ennen kirjausta.
Lasku täsmäytetään ostotilaukseen, jolloin poikkeamat määrissä ja hinnoissa näkyvät heti eivätkä vasta täsmäytyksessä.
Osissa saapuvat toimitukset ja niitä vastaavat laskut yhdistetään samaan tilaukseen.
Projektikohtainen kohdistus pitää työn kustannusseurannan ajan tasalla ilman erillistä kirjausta.
Ostolaskuautomaation hyöty jakautuu kahteen osaan, joista vain toinen näkyy tuntikirjanpidossa. Molemmat kannattaa laskea auki ennen päätöstä.
Yritys käsittelee 200 ostolaskua kuukaudessa. Yhteen kuluu keskimäärin 5 minuuttia, eli noin 17 tuntia kuukaudessa. Kun aika lyhenee minuuttiin, säästö on noin 13 tuntia kuukaudessa eli 156 tuntia vuodessa.
Neljänkymmenen euron tuntikustannuksella se on noin 6 200 euroa vuodessa. Käyttöönotto maksaa itsensä takaisin noin kuudessa kuukaudessa. Luvut ovat malli eivätkä lupaus: todellinen säästö riippuu laskumääristä ja siitä kuinka moni lasku toistuu samoilta toimittajilta.
Kun hyväksyntäkierto nopeutuu, maksuehdot pitävät. Myöhästymiskorot ja huomautuskulut katoavat, ja osa toimittajista antaa käteisalennuksen nopeasta maksusta. Näitä ei yleensä lasketa mukaan investointiin.
Mittariksi kannattaa ottaa ostolaskun läpimenoaika saapumisesta hyväksyntään. Se on yksi luku, jonka voi mitata ennen ja jälkeen, ja se kertoo enemmän kuin käsittelyyn kulunut työaika yksinään.
Kuusi kysymystä, noin minuutti. Testi kertoo mikä työvaihe kannattaa automatisoida ensin. Ostolaskut eivät ole aina se ensimmäinen, ja sanomme sen suoraan.
Hinta riippuu eniten siitä, montako toimittajaa ja laskumuotoa on käsiteltävä ja mihin järjestelmään tiedot viedään. Kartoitus kertoo kumpi versio riittää.
Sanomme kartoituksessa suoraan, jos kohde ei ole tämä. Taloushallinnossa väärään paikkaan tehty automaatio on kalliimpi virhe kuin muualla.
| Tilanne | Kannattaako | Miksi |
|---|---|---|
| Yli 100 ostolaskua kuukaudessa | Kyllä | Säästö on mitattava ja takaisinmaksu alle vuoden |
| Laskut toistuvat samoilta toimittajilta | Kyllä | Tiliöinnille on vertailukohta |
| Hyväksyntä kiertää sähköpostilla | Kyllä | Läpimenoaika lyhenee eniten tässä |
| Alle 30 laskua kuukaudessa | Ei vielä | Ylläpito syö säästön |
| Jokainen lasku on erilainen | Ei | Automaatio vaatii toistettavuutta |
| Tilikartta on sekaisin | Ei ennen siivousta | Työkalu toistaisi virheet nopeammin |
Taulukko on jaettu korteiksi kapealla näytöllä.
Taloushallinnossa nämä maksavat enemmän kuin muissa automaatiokohteissa, koska virhe kulkeutuu kirjanpitoon asti ja löytyy usein vasta kuukausia myöhemmin.
Houkutus on iso pienissä summissa. Sitä ei kannata tehdä: ilman ihmistä väärä kirjaus löytyy vasta tilinpäätöksessä, jolloin sen selvittäminen maksaa moninkertaisesti.
Työkalu oppii siitä mitä sille annetaan. Jos aiemmat tiliöinnit ovat epäjohdonmukaisia, ehdotukset ovat sitä myös, ja virhe leviää nopeammin kuin ennen.
Jos ei tiedetä kauanko laskun käsittelyyn kului ennen, ei voida todeta paljonko se lyheni. Mittaa käsittelyaika ja läpimenoaika kahden viikon ajan ennen aloitusta.
Kevyt versio, jossa tiedot poimitaan ja viedään järjestelmään, maksaa asennuksena 1 290–2 400 euroa ja ylläpitona 249–379 euroa kuukaudessa. Tiliöintiehdotuksella ja järjestelmäliitännällä varustettu kokonaisuus asettuu 1 900–3 900 euroon ja 299–549 euroon kuukaudessa. Kartoituksen saa 490–890 eurolla.
Ei. Työkalu lukee laskun, poimii tiedot ja ehdottaa tiliöintiä, mutta kirjaus syntyy vasta kun ihminen hyväksyy. Tämä on tarkoituksellinen rajaus: virhe kirjanpidossa maksaa enemmän kuin koko säästetty työaika.
Toimii, jos laskut skannataan. Verkkolaskut ja PDF-laskut ovat tarkempia, koska niissä teksti on valmiiksi luettavassa muodossa. Skannatun paperin tunnistustarkkuus riippuu skannauksen laadusta, ja epäselvät kohdat merkitään tarkistettaviksi.
Yleisimpiin taloushallinnon järjestelmiin on olemassa rajapinta, ja liitäntä on silloin suoraviivainen. Vanhemmat järjestelmät ilman rajapintaa vaativat enemmän työtä ja nostavat hintaa. Tämä selvitetään kartoituksessa ennen kuin hinta lyödään lukkoon.
Käsittely rajataan EU-alueelle silloin kun se on mahdollista, aineistoa ei käytetä mallien kouluttamiseen, ja käyttöoikeudet rajataan niihin ihmisiin joilla on muutenkin pääsy laskuihin. Nämä sovitaan kirjallisesti ennen käyttöönottoa.
Alle 30 laskun kuukausivolyymilla ei yleensä, koska ylläpito syö säästön. Silloin kannattaa katsoa muita työvaiheita. Yli sadan laskun volyymilla takaisinmaksuaika on tyypillisesti alle vuoden.
Rakennettu logiikka ja kertynyt data ovat yrityksen omaisuutta ja ne luovutetaan. Työkalu ei ole sidottu alustaan, jonka lisenssi katkaisisi käytön. Kuukausimaksu kattaa ylläpidon, ei käyttöoikeutta.
Koska kyse on eri asiasta. Myyntilaskujen lähettäminen tai maksuliikenne automaattisesti on riski, jota emme suosittele. Ostolaskun esikäsittely, jossa kone lukee ja ihminen hyväksyy, on turvallinen ja hyvin mitattava kohde. Laajempi kuva löytyy tekoälykonsultoinnin sivulta.
Kerro montako ostolaskua käsittelette kuukaudessa ja kauanko yhteen kuluu, niin sanomme suoraan kannattaako automaatio. Maksuton 30 minuutin puhelu.
Aiheeseen liittyvät sivut: tarjousten automatisointi, tekoälykonsultointi ja tekoälyprojektin hinta.
Kerro lyhyesti tilanteestasi. Vastaamme saman arkipäivän aikana, yleensä parissa tunnissa.
