Työkalu lukee tarjouspyynnön, etsii vastaavat aiemmat toimeksiannot ja täyttää pohjan valmiiksi. Myyjä tarkistaa hinnat ja rivit, muuttaa mitä on muutettavaa ja lähettää. Käytössä 2–4 viikossa.
Myyjä kaivaa vanhan tarjouksen, kopioi rivit, tarkistaa hinnaston ja kirjoittaa saatteen. Useimmiten iltaisin.
Tyypillinen tarjous käsin koottuna.
Tarkistus ja lähetys, ei kokoamista.
Tarkistaa hinnat, muuttaa poikkeukset ja hyväksyy. Tarjous ei lähde asiakkaalle ilman että joku on lukenut sen.
Tarjouslaskenta on harvinainen työvaihe: se on samaan aikaan yrityksen tärkein ja huonoiten resursoitu. Alla kuusi syytä, jotka toistuvat toimeksiannoissa.
Voittoprosentti on useimmilla toimialoilla vakio. Jos kaupoista voittaa joka kolmannen, kaksinkertainen tarjousmäärä tarkoittaa kaksinkertaista myyntiä. Rajoite ei ole kysyntä vaan se, kuinka monta tarjousta ehtii tehdä.
Tarjouslaskenta valuu iltaan, koska päivä menee asiakkaisiin ja työmaalle. Se on kallista aikaa ja se väsyttää juuri sen ihmisen, jonka pitäisi olla terävimmillään seuraavana aamuna.
Ensimmäisenä tarjouksen jättävä voittaa suhteettoman ison osan kaupoista, koska asiakas on silloin vielä ratkaisemassa ongelmaa eikä vertailemassa. Vuorokausi vaikuttaa enemmän kuin muutama prosentti hinnasta.
Yrityksellä on satoja tarjouksia, joissa on oikeat hinnat, oikeat sanamuodot ja tieto siitä mitä asiakkaat ostivat. Se aineisto on olemassa mutta sitä ei käytetä, koska kukaan ei ehdi etsiä oikeaa.
Väärä alv-kanta, vanhentunut yksikköhinta tai puuttuva toimitusehto. Nämä syntyvät kopioimalla ja ne toistuvat, koska pohja on kopio edellisestä kopiosta.
Kun tarjoukset tehdään käsin, kukaan ei tiedä millä katteella niitä on annettu tai mikä hinta voitti. Automatisoitu prosessi kirjaa tämän itsestään.
Työkalu tekee esityön ja ihminen päättää. Tämä on koko mallin ydin: automaatio, joka lähettäisi tarjouksen itse, olisi riski jota kukaan ei tarvitse.
Tarjouspyyntö tulee sähköpostilla, lomakkeella tai järjestelmästä. Työkalu lukee siitä laajuuden, aikataulun ja erityisvaatimukset.
SekuntejaTyökalu etsii aiemmista toimeksiannoista lähimmät vastaavat ja poimii niistä rivit, yksikköhinnat ja sanamuodot.
SekuntejaTarjouspohja täyttyy voimassa olevalla hinnastolla. Puuttuvat tiedot merkitään näkyvästi sen sijaan että ne arvattaisiin.
MinuuttejaMyyjä käy rivit läpi, muuttaa poikkeukset ja hyväksyy. Tarjous ei lähde ilman tätä vaihetta.
10–15 minSama logiikka, eri lähtötiedot. Valitse toimiala, niin näet mitä työkalu poimii ja mitä ihminen tarkistaa.
Aiemmat vastaavat kohteet antavat lähtöluvut neliöhinnoille ja työmenekille. Laskija tarkistaa ne kohteen erityispiirteitä vasten.
Hinnasto päivittyy yhdestä paikasta, jolloin vanha yksikköhinta ei kulkeudu uuteen tarjoukseen kopioinnin mukana.
Maksuehdot, takuu ja lisätyökäytäntö tulevat automaattisesti, eivätkä ne unohdu kiireessä.
Työkalu poimii materiaalin, mitat ja toleranssit ja etsii vastaavan aiemman työn hinnoittelun.
Toimitusaika lasketaan nykyisen kuormituksen perusteella eikä optimistisesti muistinvaraisesti.
Kappalehinta skaalautuu sarjakoon mukaan samalla logiikalla joka kerta, jolloin hinnoittelu on johdonmukaista myyjästä riippumatta.
Vastaavan toimeksiannon toteutuneet tunnit pohjaksi arviolle. Tämä on tarkempi lähtökohta kuin muistikuva.
Vakiotekstit sisällöstä ja rajauksista, jolloin tarjous on yhdenmukainen riippumatta siitä kuka sen tekee.
Erittely kertoo mistä hinta muodostuu, mikä vähentää tinkimistä ja nopeuttaa päätöstä.
Tarjouspyynnön vaatimukset pilkotaan osiin ja niille haetaan vastaavat toteutuneet työmäärät.
Epävarmat kohdat merkitään erikseen sen sijaan että ne piilotettaisiin kokonaishintaan.
Jatkuvan palvelun osuus lasketaan samalla, jolloin se ei jää tarjouksesta pois.
Tarjousautomaation hyöty jakautuu kahteen osaan, joista vain toinen näkyy tuntikirjanpidossa. Molemmat kannattaa laskea auki ennen päätöstä, koska pelkkä aikasäästö aliarvioi vaikutuksen.
Yritys tekee 25 tarjousta kuukaudessa. Yhteen kuluu keskimäärin 50 minuuttia, eli noin 21 tuntia kuukaudessa. Kun aika lyhenee 15 minuuttiin, säästö on noin 14,5 tuntia kuukaudessa eli 174 tuntia vuodessa.
Neljänkymmenen euron tuntikustannuksella se on noin 7 000 euroa vuodessa. Käyttöönotto maksaa itsensä takaisin noin viidessä kuukaudessa. Luvut ovat malli eivätkä lupaus: todellinen säästö riippuu tarjousten määrästä ja siitä kuinka vakioituja ne ovat.
Kun tarjous lähtee saman päivän aikana eikä kolmen päivän päästä, voittoprosentti nousee. Tätä on vaikea mitata etukäteen, mutta se on useimmiten suurempi vaikutus kuin säästetty työaika.
Siksi mittariksi kannattaa ottaa kaksi lukua: tarjoukseen kulunut aika ja tarjouksen lähtemiseen kulunut vuorokausimäärä pyynnön saapumisesta. Jälkimmäinen kertoo enemmän myynnistä.
Kuusi kysymystä, noin minuutti. Testi kertoo mikä työvaihe kannattaa automatisoida ensin ja mitä se maksaisi. Tarjouslaskenta ei ole aina se ensimmäinen.
Kevyt versio riittää, jos tarjoukset ovat keskenään samankaltaisia. Laajempi kokonaisuus kannattaa silloin kun tarjouspyynnöt vaihtelevat ja niitä tulee useasta kanavasta.
Sanomme kartoituksessa suoraan, jos kohde ei ole tämä. Väärään paikkaan tehty automaatio ei tuota riippumatta siitä kuinka hyvin se on rakennettu.
| Tilanne | Kannattaako | Miksi |
|---|---|---|
| Yli 15 tarjousta kuukaudessa | Kyllä | Säästö on mitattava ja takaisinmaksu alle vuoden |
| Tarjoukset ovat keskenään samankaltaisia | Kyllä | Vakiointi on automaation edellytys |
| Tarjouslaskenta tehdään iltaisin | Kyllä | Kallis aika ja väsynyt tekijä |
| Alle 5 tarjousta kuukaudessa | Ei vielä | Säästö jää pienemmäksi kuin ylläpito |
| Jokainen tarjous on täysin erilainen | Ei | Automaatio vaatii toistettavuutta |
| Hinnasto on vanhentunut | Ei ennen siivousta | Työkalu toistaisi vanhat hinnat |
Taulukko on jaettu korteiksi kapealla näytöllä.
Nämä kolme toistuvat toimeksiannoissa niin usein, että ne kannattaa mainita erikseen. Jokainen niistä on halvempi välttää kuin korjata, ja kaksi ensimmäistä voi maksaa enemmän kuin koko automaatio säästää.
Houkutus on iso, koska se poistaisi viimeisenkin vaiheen. Sitä ei kannata tehdä: väärä hinta asiakkaalle maksaa enemmän kuin kaikki säästetty aika yhteensä.
Työkalu toistaa sen mitä sille annetaan. Vanhentunut yksikköhinta leviää nyt nopeammin kuin ennen, koska tarjouksia syntyy enemmän.
Jos ei tiedetä kuinka kauan tarjoukseen kului ennen, ei voida todeta paljonko se lyheni. Kirjaa tunnit kahden viikon ajan ennen kuin mitään muutetaan.
Kevyt versio vakiotarjouksille maksaa asennuksena 790–1 490 euroa ja ylläpitona 199–299 euroa kuukaudessa. Laajempi kokonaisuus, jossa tarjouspyyntö luetaan ja aiemmat toimeksiannot haetaan automaattisesti, asettuu 1 900–3 900 euroon ja 299–549 euroon kuukaudessa. Pelkän kartoituksen saa 490–890 eurolla.
Ei, eikä sitä kannata rakentaa niin. Työkalu täyttää pohjan ja merkitsee epävarmat kohdat, mutta ihminen tarkistaa hinnat ja hyväksyy lähetyksen. Väärä hinta asiakkaalle maksaa enemmän kuin koko säästetty työaika.
Tyypillisesti 2–4 viikkoa. Kevyt versio voi olla käytössä kahdessa viikossa. Suurin yksittäinen aikatekijä on hinnaston ja vanhojen tarjousten kunto: jos ne ovat ajan tasalla ja yhdessä paikassa, työ etenee nopeasti.
Osittain. Täysin uniikeissa toimeksiannoissa hyöty jää pieneksi, koska vertailukohtaa ei ole. Useimmissa yrityksissä kuitenkin 60–80 prosenttia tarjouksista on muunnelmia samasta, ja automaatio kannattaa rajata niihin. Loput tehdään käsin kuten ennenkin.
Ei välttämättä mitään uutta. Kevyt versio toimii olemassa olevilla tarjouspohjilla ja hinnastolla. Jos käytössä on CRM tai toiminnanohjaus, liitäntä siihen kannattaa tehdä, koska silloin tarjoukset ja niiden lopputulokset kirjautuvat itsestään.
Aineisto pysyy yrityksen omassa hallinnassa eikä sitä käytetä mallien kouluttamiseen. Käsittely rajataan EU-alueelle silloin kun se on mahdollista, ja käyttöoikeudet rajataan niihin ihmisiin, joilla on muutenkin pääsy hinnastoon.
Rakennettu logiikka, pohjat ja kertynyt data ovat yrityksen omaisuutta ja ne luovutetaan. Työkalu ei ole sidottu alustaan, jonka lisenssi katkaisisi käytön. Kuukausimaksu kattaa ylläpidon, ei käyttöoikeutta.
Tarjouslaskenta on hyvä ensimmäinen kohde silloin kun tarjouksia on yli 15 kuukaudessa ja ne ovat keskenään samankaltaisia. Jos määrä on pienempi, kannattaa katsoa muita työvaiheita. Sivun testi antaa suosituksen, ja laajempi kuva löytyy tekoälykonsultoinnin sivulta.
Kerro montako tarjousta teette kuukaudessa ja kauanko yhteen kuluu, niin sanomme suoraan kannattaako automaatio ja mitä se maksaisi. Maksuton 30 minuutin puhelu.
Aiheeseen liittyvät sivut: tekoälykonsultointi, tekoälyprojektin hinta ja tekoäly pk-yrityksille.
Kerro lyhyesti tilanteestasi. Vastaamme saman arkipäivän aikana, yleensä parissa tunnissa.
