01
Kokoaminen syö ajan tulkinnalta
Raportointiin varattu päivä menee lukujen keräämiseen, ja johtopäätökset kirjoitetaan kiireessä lopuksi. Juuri se osa on ainoa, jolla on arvoa.
Kuukausiraportti ilman kokoamispäivää.
Luvut haetaan järjestelmistä, koostetaan samaan pohjaan ja kirjoitetaan auki. Sinä luet valmiin raportin ja päätät mitä sille tehdään. Käytössä 3–5 viikossa.
Ennen
Luvut haetaan käsin neljästä järjestelmästä, kopioidaan taulukkoon ja kirjoitetaan auki. Yleensä kuukauden ensimmäisenä työpäivänä.
6–8 h
Käsin
Tyypillinen kuukausiraportti koottuna.
30 min
Automatisoituna
Lukeminen ja johtopäätökset.
Mitä ihminen tekee
Lukee raportin, tarkistaa poikkeamat ja päättää toimenpiteet. Kone kokoaa luvut, ihminen tulkitsee ne.
Mitä raportointi oikeasti maksaa
Raportointi on työvaihe, jota tehdään kuukausittain eikä koskaan mitata. Alla kuusi kohtaa, jotka toistuvat toimeksiannoissa.
02
Raportti valmistuu liian myöhään
Kun kokoaminen vie viikon, kuukauden luvut nähdään puolivälissä seuraavaa. Silloin korjausliike tulee kuukauden myöhässä.
03
Luvut eivät täsmää keskenään
Sama mittari lasketaan eri tavalla eri raporteissa, koska kukin kokoaja tekee sen omalla tavallaan. Automaatio pakottaa yhden määritelmän.
04
Kopiointi tuottaa virheitä
Käsin siirretty luku on virheherkin kohta koko ketjussa, ja virhe huomataan usein vasta kun joku tekee päätöksen sen perusteella.
05
Raportti muuttuu tekijän mukana
Kun kokoaja vaihtuu, raportin rakenne ja painotukset muuttuvat. Vertailukelpoisuus katkeaa juuri silloin kun sitä eniten tarvitaan.
06
Kukaan ei uskalla lopettaa vanhaa raporttia
Raportteja kertyy vuosien mittaan, eikä kukaan tiedä kuka niitä lukee. Kartoitus paljastaa yleensä ainakin yhden, joka voidaan lopettaa kokonaan.
Neljä vaihetta, joista kaksi tehdään kerran
Kytkennät ja määritelmät tehdään käyttöönotossa. Sen jälkeen raportti syntyy joka kuukausi itsestään samalla logiikalla.
01
Lähteet kytketään
Analytiikka, mainostilit, CRM, taloushallinto tai taulukot. Luvut haetaan suoraan lähteestä eikä välikäsien kautta.
Kertaluonteinen02
Mittarit määritellään
Sovitaan mitä kukin luku tarkoittaa ja miten se lasketaan. Tämä on vaihe, joka useimmiten puuttuu kokonaan.
Kertaluonteinen03
Raportti koostuu
Luvut, vertailu edelliseen kauteen ja poikkeamien nostot samaan pohjaan sovittuna päivänä.
Automaattisesti04
Ihminen tulkitsee
Luet valmiin raportin, tarkistat poikkeamat ja päätät toimenpiteet. Tähän jää nyt aikaa.
30 minMitä useimmiten automatisoidaan
Valitse alue, niin näet tyypilliset raportit ja sen mitä niissä kannattaa mitata.
→
Kanavakohtainen tuotto
Mainoskulut, liidit ja kaupat samassa näkymässä kanavittain. Sama laskenta joka kuukausi, jolloin kehitys on vertailukelpoinen.
→
Hakunäkyvyys mukaan
Search Consolen luvut samaan raporttiin mainonnan kanssa, jolloin ansaittu ja ostettu näkyvyys näkyvät rinnakkain.
→
Poikkeamien nostot
Jos jokin kanava muuttuu merkittävästi, se nostetaan esiin sen sijaan että se hukkuisi taulukkoon.
→
Putki ja ennuste
Tarjouskanta, voittoprosentti ja ennuste kuukauden lopulle. Luvut CRM:stä eikä muistista.
→
Myyjäkohtainen näkymä
Sama raportti myyjittäin ilman että kukaan kokoaa sitä käsin jokaiselle erikseen.
→
Hävityt kaupat syineen
Kootaan syyt yhteen, jolloin toistuva hävikin syy tulee näkyviin.
→
Yhden sivun tilannekuva
Liikevaihto, kate, kassa ja tilauskanta samalla sivulla. Loput liitteenä niille jotka haluavat porautua.
→
Vertailu budjettiin
Toteuma ja budjetti rinnakkain, poikkeamat merkittynä. Tämä on yleisin syy siihen miksi raportti ylipäätään tehdään.
→
Sama muoto joka kuukausi
Hallitus ja johtoryhmä lukevat saman rakenteen, jolloin kehityksen näkee ilman että jokainen raportti pitää opetella uudelleen.
→
Läpimenoaika ja kuormitus
Toteutuneet ajat järjestelmästä, ei arvioita. Pullonkaula näkyy siellä missä se oikeasti on.
→
Projektikohtainen kate
Kustannukset ja laskutus projekteittain, jolloin kannattamaton kohde tunnistetaan kesken eikä vasta lopussa.
→
Laatupoikkeamat
Reklamaatiot ja korjaukset samaan näkymään, jolloin toistuva syy erottuu.
Mitä tämä tuottaa
Raporttiautomaation hyöty jakautuu kahteen osaan, joista vain toinen näkyy tuntikirjanpidossa. Molemmat kannattaa laskea auki ennen päätöstä.
€
Esimerkkilaskelma
Kuukausiraportin kokoamiseen kuluu 7 tuntia. Kun se lyhenee puoleen tuntiin, säästö on 6,5 tuntia kuukaudessa eli 78 tuntia vuodessa. Neljänkymmenen euron tuntikustannuksella se on noin 3 100 euroa vuodessa.
Jos raportteja on useampi, säästö kertautuu ilman että käyttöönotto kallistuu samassa suhteessa: toinen raportti käyttää samoja kytkentöjä kuin ensimmäinen. Takaisinmaksuaika on tyypillisesti 6–10 kuukautta.
!
Toinen hyöty, jota harva laskee
Kun raportti valmistuu kuukauden toisena päivänä eikä kahdentenatoista, korjausliike ehditään tehdä saman kuukauden aikana. Kymmenen päivää aikaisemmin saatu tieto on arvokkaampaa kuin säästetty työaika.
Mittariksi kannattaa ottaa kaksi lukua: raportin kokoamiseen kulunut aika ja päivä, jona raportti on valmis. Jälkimmäinen kertoo enemmän johtamisesta.
Kannattaako teillä aloittaa tästä?
Kuusi kysymystä, noin minuutti. Testi kertoo mikä työvaihe kannattaa automatisoida ensin ja mitä se maksaisi.
Asennus kerran, ylläpito kuukausittain
Hinta riippuu eniten lähteiden määrästä ja siitä, onko mittarit määritelty aiemmin. Toinen raportti on selvästi ensimmäistä halvempi, koska kytkennät ovat valmiina.
Kartoitus
490–890 €
kertaluonteinen
- Nykyisten raporttien läpikäynti
- Kuluva aika ja lähteet mitattuna
- Ehdotus mitkä raportit lopetetaan
- Hyvitetään, jos jatkamme toteutukseen
Yleisin
Yksi raportti
1 290–2 400 €
+ ylläpito 249–379 € / kk
- Lähteiden kytkentä
- Mittarien määrittely ja dokumentointi
- Raporttipohja brändin mukaan
- Automaattinen ajo sovittuna päivänä
- Poikkeamien nostot
Useampi raportti
1 900–3 900 €
+ ylläpito 299–549 € / kk
- Kaikki edellisestä
- Useampi raportti samoilla kytkennöillä
- Rooli- tai yksikkökohtaiset näkymät
- Jakelu automaattisesti vastaanottajille
Milloin tämä kannattaa ja milloin ei
Viimeinen rivi on tosissaan. Kartoituksessa löytyy lähes aina ainakin yksi raportti, jota kukaan ei lue, ja sen lopettaminen on halvin mahdollinen parannus.
| Tilanne | Kannattaako | Miksi |
|---|---|---|
| Raportti kootaan käsin kuukausittain | Kyllä | Toistuva työ, mitattava säästö |
| Luvut haetaan useasta järjestelmästä | Kyllä | Kokoaminen vie eniten aikaa juuri tässä |
| Raportti valmistuu myöhässä | Kyllä | Aikaistuminen on suurin yksittäinen hyöty |
| Raportti tehdään kerran vuodessa | Ei | Säästö jää pienemmäksi kuin ylläpito |
| Mittareita ei ole määritelty | Määrittely ensin | Automaatio vakioisi epäselvän laskennan |
| Kukaan ei lue raporttia | Lopeta se | Halvin automaatio on työ, jota ei tehdä |
Taulukko on jaettu korteiksi kapealla näytöllä.
Kolme virhettä, jotka toistuvat
Nämä kolme toistuvat toimeksiannoissa niin usein, että ne kannattaa mainita erikseen. Ensimmäinen on yleisin ja kallein.
!
Automatisoidaan raportti, jota kukaan ei lue
Yleisin virhe koko aiheessa. Kysy ensin kuka lukee ja mitä hän päättää sen perusteella. Jos vastausta ei ole, raportti kannattaa lopettaa eikä automatisoida.
!
Mittareita ei määritellä
Jos kukaan ei tiedä mitä liidi tarkoittaa, automaatio vakioi väärän määritelmän ja tekee siitä pysyvän. Määrittely on tylsin ja tärkein vaihe.
!
Raportti täytetään kaikella mahdollisella
Kun kokoaminen ei enää maksa mitään, houkutus lisätä lukuja on iso. Raportti, jossa on neljäkymmentä mittaria, luetaan yhtä huonosti kuin ei mitään.
Kysymykset, jotka tulevat aina
Mitä raportoinnin automatisointi maksaa?
Yhden raportin automatisointi maksaa asennuksena 1 290–2 400 euroa ja ylläpitona 249–379 euroa kuukaudessa. Useamman raportin kokonaisuus asettuu 1 900–3 900 euroon ja 299–549 euroon kuukaudessa. Kartoituksen saa 490–890 eurolla, ja se hyvitetään jos työ jatkuu toteutukseen.
Mistä järjestelmistä luvut voidaan hakea?
Yleisimmistä analytiikka-, mainos-, CRM- ja taloushallinnon järjestelmistä on valmis rajapinta, ja kytkentä on silloin suoraviivainen. Taulukot ja vanhemmat järjestelmät ilman rajapintaa vaativat enemmän työtä. Tämä selvitetään kartoituksessa ennen kuin hinta lyödään lukkoon.
Kirjoittaako työkalu myös johtopäätökset?
Se kirjoittaa auki mitä luvuissa tapahtui ja nostaa poikkeamat esiin. Päätökset ja johtopäätökset jäävät ihmiselle, koska ne vaativat tietoa siitä mitä yrityksessä on tapahtunut lukujen ulkopuolella.
Kauanko käyttöönotto kestää?
Tyypillisesti 3–5 viikkoa. Suurin yksittäinen aikatekijä ei ole tekniikka vaan mittarien määrittely: jos on sovittava mitä kukin luku tarkoittaa, siihen kuluu ensimmäinen viikko. Jos määritelmät ovat valmiina, työ etenee nopeammin.
Voiko raportin jakaa automaattisesti eteenpäin?
Voi. Raportti voidaan lähettää sovittuna päivänä sähköpostilla tai viedä yhteiseen sijaintiin. Rooli- ja yksikkökohtaiset versiot kuuluvat laajempaan pakettiin.
Mitä jos luvut näyttävät väärältä?
Jokainen luku on jäljitettävissä lähteeseen, joten poikkeama voidaan tarkistaa suoraan. Tämä on yksi automaation tärkeimmistä hyödyistä: käsin kootussa raportissa virheen alkuperää on usein mahdoton löytää jälkikäteen.
Mitä tapahtuu, jos lopetamme?
Kytkennät, mittarimääritelmät ja raporttipohjat ovat yrityksen omaisuutta ja ne luovutetaan. Työkalu ei ole sidottu alustaan, jonka lisenssi katkaisisi käytön.
Kannattaako aloittaa tästä vai jostain muusta?
Raportointi on hyvä ensimmäinen kohde silloin kun raportti kootaan kuukausittain käsin useasta lähteestä. Jos raportteja on vähän tai ne tehdään harvoin, kannattaa katsoa muita työvaiheita. Sivun testi antaa suosituksen, ja laajempi kuva löytyy tekoälykonsultoinnin sivulta.
Katsotaanko teidän raportit läpi?
Kerro mitä raportteja teette ja kauanko niihin kuluu, niin sanomme suoraan mitkä kannattaa automatisoida ja mitkä lopettaa. Maksuton 30 minuutin puhelu.
Aiheeseen liittyvät sivut: tarjousten automatisointi, ostolaskujen automatisointi ja tekoälykonsultointi.
Ota yhteyttä
Otetaan ensimmäinen askel yhdessä.
Kerro lyhyesti tilanteestasi. Vastaamme saman arkipäivän aikana, yleensä parissa tunnissa.
- Maksuton 30 minuutin puhelu, ei sitoumuksia
- Saat selkeän kuvan nykytilanteesta
- Sanomme suoraan, jos emme ole oikea kumppani
- Puhelin+358 50 469 0039
- Sähköpostimisa@purodigital.fi